Potansiyelin Farkındalıkla Güce Dönüşmesi: Odaklanamıyoruz!

Babam ilkokul öğretmeniydi. Zihnimdeki eski kayıtlardan biri, sanırım 5-6 yaşlarındayken, Yedikule İlkokulu’nda öğrencilerine söylediği: “Dikkatiniz başka yerde olmasın. Dikkatiniz sadece dersleriniz üzerinde olsun” sözü. O zamanlar bugün bir çoğumuzun bilmediği ya da dizilerde gördüğü beyaz yakalı siyah önlükler vardı. Kara tahta üzerine beyaz tebeşir ile yazılırdı. Söylenen bu sözlerin arkasında o beyaz tebeşirle tahtaya yazılmayan ama verilen çok önemli bir mesaj vardı: Odaklanmak!

1980’lerde söylenen bu cümlenin değerini bence bugün daha fazla anlayabiliriz. Zira günümüzün teknolojik imkanlarını göz önünde bulundurduğumuzda odaklanmamamız için aslında her şey var! En sondan başa gelirsek, Whatsapp ve benzeri mesajlaşma sistemleri (herkesin en az 10-20 mesajlaştığı kişi ya da grup vardır), emaillerimiz (o da en az 2 adettir), sadece çağrı amacı için telefonlarımız (en az 1 adettir), sosyal medya hesapları (facebook, linkedin, instagram,..vs).

Eskiden televizyon büyük bir tehlike olarak görülürken, bugün cep telefonları daha büyük bir tehlike. Zira bir cep telefonu ile hemen hemen her şey yapılabilir duruma geldi. Bunlardan hangilerini cep telefonu ile siz yapıyorsunuz? Çağrı, mesajlaşma, sosyal medya, bankacılık işlemleri, kitap okuma, indirim takibi, webde gezinme, oyun oynama, televizyon izleme, radyo dinleme, … vs. Bunların hiçbirini yapmıyorsanız bile, bunlardan birini yapanı hiç görmediniz mi?

Gözünüzün önünden şöyle bir gününüzü geçirirseniz, bu bir gün içinde herhangi bir sebepten kaç defa cep telefonunuza sarılıyorsunuz bir düşündünüz mü? Bir yerlerde okumuştum meşgul görünmek istiyorsanız emailler bu konuda en büyük yardımcılarınız olabilir (Bu bir sonraki yazımda değineceğim). Ben de diyorum ki, etraftan eleştiri almamak için (eşiniz, anne-babanız, patronunuz, mesai arkadaşlarınız, … vs.) cep telefonunuzu kendinizden biraz uzakta bir yerlerde konumlandırın. Zira, bir zamanların büyük mitlerinden biri artık çöktü. Kurumsal kariyerimin ilk yıllarında çevremde bazı kişiler birden fazla işi aynı anda yapma becerisine (multitask) sahip olduğu konusunda övünürdü. Yöneticilerde bu kişileri parmakla göstererek, “hem toplantıya katılıyor hem de mailleri okuyor ya da maillere cevap veriyor. İşte bir insan kapasitesinin üst düzeyde kullanılması” diyerek biz yenilere örnek kişiler olarak gösterilirdi. Hatta öyle ki, benim bir keşfim daha vardı. Bu kişiler genelde not da tutmazlar, daha çok hafızalarına yazarlardı. Buna karşın, yapılan araştırmalar bir kişinin multitask çalışmasının mümkün ama ortaya çıkan işin kalitesinin ve üretkenliğinin 30%’lara kadar düştüğünü belirtmektedir. Buradan belki de insan kaynaklarına ve kurumlardaki yöneticilere öneri vermek lazım. “Acilen çalışanınızın dizüstü bilgisayarına ve telefonlara toplantılarda el koyun! Toplantı notlarını bilgisayara direk yazıyorum diyorlarsa, mutlaka email ve mesajlaşma sistemleri ile dikkatlerini dağıtabilecek her türlü dosyanın kendi menfaatleri için kapatmaları gerektiğinin farkına varmalarını sağlayın”. Yoksa neredeyse beş kişilik ekibiniz ile dört kişi çalışıyorsunuz, bunu kabul edin.

Aklıma geçenlerde bir yönetici ile yaptığımız bir çalışma geldi. Yöneticinin en önemli sorunlarından biri çalışanlarının işlerini verimli bir şekilde zamanında gerçekleştirememesi idi. Odaklı bir şekilde çalışmadığından şikayet ediyordu.

Bu iş hayatında hepimizin başına gelmez mi?

İşler o kadar çoktur ama bizim zamanımız o kadar kısıtlıdır ki,
biz işlere yetişemeyiz. Gerçekten bu durum böyle mi?

Yönetici konuşmamız içerisinde kendisine bir öz değerlendirme yapmak istedi. Ve kendisini bir şekilde dışardan izlediğinde, aslında çizdiği davranış örüntülerinin çalışanlarından genel olarak farklı olmadığını görünce şaşkına döndü. Tek farkı sabah işe vaktinde gelip hızlıca bir gün öncesinden gelen emailleri kontrol etmek ve işten geç ayrılması idi. Tıpkı çalışma arkadaşları gibi, toplantılara dizüstü bilgisayarı ve cep telefonu ile gidiyordu. Toplantı içinde gözüne takılan maillere bakıyor ve hatta cevap bile veriyordu. Telefon araması olduğunda tüm işini bırakıp cevap veriyor ve hatta uzun uzun görüşüyordu. Ara sıra da Linkedin, Facebook, Instagram gibi sosyal medya hesaplarına bakıyordu, zira sosyal medya demek kafa dağıtmak idi! KAFA DAĞITMAK mı? dedi bir anda kendi kendine.. Evet kafayı değil ama ODAĞI dağıttığı kesindi! Zira her bölünme yeni bir zaman kaybı idi. Oldukça yenilikçi, yaratıcı ve proaktif biri olan bu yönetici kendisi ile ilgili şu kararları aldı.

Öncelikle: toplantılara laptop olmaksızın katılım göstermeye başladı. Bu sayede, toplantı boyunca anda kalıp hem konuşulanları tam olarak kavradı hem de takımını rahat bir şekilde sorumluluk alması için doğru sorularla yönlendirdi. Görüşmelere girmeden önce telefonunu sessize aldı. Her görüşme sonrası cebini kontrol etti ve gelen çağrıları cevapladı. Zamansız kapı çalışlara karşı, dur! demeyi öğrendi. Aslında bu yaptığı daha sonra tüm çalışanlarına da yansıdı. Bu yaptığı basit ama etkili odaklayıcı çözümler bile mesaisini sekiz saatin üzerinde deneyimlemesine yetti. Bir sonraki gündemi çalışanlarının iş yükü dengelenmesi oldu. Tabii önce kendi iş yükünden başlamak üzere…